перевод сканированных документов

Основная частьЧто же такое "Электронный архив предприятия"?Что же такое система электронного архива предприятия? Выше подробно приводились 4 способа, которыми Вы можете двигаться к цели. Каким путем идти решать только Вам, исходя из потребностей предприятия и прочих факторов, включая, конечно, стоимость решения и экономический эффект, ожидаемый при его внедрении.В наиболее общем и "полном" случае, системе электронного архива можно дать приблизительно следующее определение: Программно — аппаратный комплекс, решающий задачи: учета документов, их хранения; управления доступом; создания электронных документов всех информационных потоков предприятия; управления документооборотом; управления использованием хранимой информации, в том числе и для разработки новой. Решение включает в себя элементы технологии создания и технологии работы с ним. Информация используется как в электронном виде, так и в "традиционном бумажном", т. к. учитывается возможность тиражирования (печати).Возможно специфика Ваших задач добавит или исключит из приведенного определения что-либо. В связи с этим и указана его "приблизительность". Определение приведено для наиболее полного решения проблемы создания системы электронного архива (4 способ). Повторюсь, что способов 4, все они возникали в процессе эволюции, но ни один не является "тупиковой ветвью". Например, если Вам не нужно управлять процессами разработки новых документов, управлять информационными потоками и документооборотом, вычеркните эти свойства из определения и получите 3 способ создания системы электронного архива.Обоснуем отдельные положения определения. Почему комплекс имеет программную часть, думаю, подробно объяснять не стоит. "Центром" системы является программный продукт — система архива и документооборота. Документы всех потоков создаются в электронном виде при помощи программных средств. Программно осуществляется обработка отсканированных бумажных носителей и (или) микрофильмов. Управление же имеющимися аппаратными средствами также осуществляется специализированными программами. "Аппаратная" часть комплекса включает сканирующее оборудование, оборудование для тиражирования (печати). Естественно, к этой части необходимо отнести сетевое оборудование, сервер, рабочие станции и специализированные устройства хранения. На системе учета, доступа, управления созданием документов всех информационных потоков мы останавливались подробно выше. Лишь добавим, что документы могут создаваться как в программных средствах разработки, так и "источником" электронного документа может являться сканер. В некоторых случаях вносится лишь учетная запись о документе (например, Вам достаточно создать лишь картотеку или нет возможности отсканировать документ).Технология создания и использования решения подробно описывается ниже. Скажем лишь, что при её отсутствии Вы имеете лишь набор программ и "железа".Различные взгляды на состав решенияКак от общих, более теоретических взглядов, перейти к практике и создать систему электронного архива? Опыт показывает, данный вопрос имеет две стороны: с одной — сколько предприятий, столько и взглядов, с другой стороны, с точки зрения математической статистики и теории вероятностей, логика присутствует везде и не существует "абсолютного хаоса". Поэтому во всех взглядах на решение существуют не только различия, но и общие стороны.Общее и различное во взглядах. Модульность решенияИз общих взглядов на создание системы электронного архива, кроме того, что "она должна быть" (иначе весь этот материал не имел — бы смысла) можно отметить следующие:Система должна хранить информацию;Система должна регистрировать информацию;Система должна предоставлять информацию;Система должна позволять использовать информацию (не только "смотреть", но и редактировать, создавать новую на основе ранее созданной, причем, не "нанося ущерб" ранее помещенной на хранение информации);Система должна управлять информацией;Система должна быть модульной.Все перечисленные пункты, кроме последнего, достаточно подробно описывались выше. Различия в их реализации определяет лишь специфика предприятия. Остановимся на модульности решения. Для более полного описания будем рассматривать четвертый способ создания системы — архив и документооборот. На рисунке изображено "модульное" представление решения. Рисунок 2. Структурная схема системы электронного архива.Можно выделить следующие основные подсистемы системы электронного архива (Рис. 2):Подсистема ввода. Она, в свою очередь, включает:а) Подсистему ввода сканированных документов, включающую средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива. Подсистема ввода сканированных документов состоит из:Подсистемы ввода узкоформатных документов;Подсистемы ввода широкоформатных документов.б) Подсистему ввода документов, создаваемых сразу в электронном виде.Подсистема хранения. Она включает в себя:а) Области оперативного хранения;б) Области долгосрочного архивного хранения.Подсистема тиражирования. Она включает в себя:а) Подсистему тиражирования узкоформатных документов;б) Подсистему тиражирования широкоформатных документов.Подсистема приложений. Она, в свою очередь, включает:а) ПО управления аппаратными средствами;б) ПО обработки сканированных изображений;в) Средства разработки электронных документов;г) ПО электронного архива и документооборота, включающее:СУБД;"Серверную часть";"Клиентские части".д) Дополнительные программные средства. Например, конверторы таблиц для разных СУБД (при создании единого информационного пространства) и т. д.Дополнительное оборудование. В свою очередь, включает:а) Сервер системы;б) Рабочие станции;в) Сетевое оборудование.Сделаем некоторые замечания к приведенной классификации подсистем. Во-первых, Вашей системе электронного архива возможно и не понадобятся все из них. В этом случае "ненужное" можно просто исключить. Во-вторых, невозможно определить четкие границы между подсистемами. Например, при использовании определенного оборудования одно и то же устройство может относиться к подсистеме тиражирования и сканирования одновременно. Так инженерный комплекс OCE', например, и сканирует, и печатает, и используется как копировальный аппарат. Можно приводить достаточно много примеров использования аппаратных и программных средств одновременно в разных подсистемах, но подобные примеры совсем не исключают фактов наличия этих подсистем. В отдельных случаях одно средство может выполнять несколько различных функций, а в некоторых — нет.С чего начать?Постараемся подробно и по пунктам изложить алгоритм действий при создании системы электронного архива. Отметим, что порядок действий, конечно, может быть изменен вследствие специфики задач. Но в большинстве случаев, как правило, удовлетворяет приведенная последовательность.Прежде всего, необходимо четко поставить задачи по дальнейшему использованию архива.Как указывалось выше, существуют основные 4 способа. Конечно, деление весьма условно, но выбранный Вами путь будет близок к одному из описанных. Проще всего взять схему решения 4 способом, приведенную выше, и список всех входящих в неё подсистем, расположенные в разделе "Модульность решения". Далее стоит внимательно посмотреть на все входящие подсистемы и вычеркнуть лишние. Не исключено, что у Вас возникнет желание добавить что-нибудь "свое", поскольку невозможно предусмотреть в статье специфику именно Вашего предприятия.Давайте теперь проведем детальное обследование Вашего предприятия.При разработке решения обязательно учитываются:Род деятельности предприятия;Какие информационные потоки присутствуют;Какие документы являются основными;"Сопутствующие" документы";Какие документы из старого "бумажного" архива или из архива микрофильмов необходимы прямо сейчас, а какие можно и не спешить переводить в электронный вид;В каких приложениях (средствах разработки) создаются новые документы в электронном виде (особенно, есть ли многофайловые документы, файлы которых имеют связи, например, трехмерные модели и т. д.);Какие информационные потоки предприятия должна охватывать создаваемая система;Необходимые атрибуты документов (поля таблиц СУБД) для организации поиска;Существующие средства автоматизации процессов — предмет изучения на возможность создания единого информационного пространства;Перспективы развития системы автоматизации предприятия. На этом пункте стоит остановиться подробнее.Возможно в ближайшее время на Вашем предприятии планируется внедрение новых приложений для разработки документов. Учитывать перспективы развития особенно необходимо при планировании внедрения сложных САПР. Дело в том, что подобные средства разработки создают достаточно сложные файловые структуры (например, трехмерная модель может содержать сотни файлов, имеющих связи). Для работы с такими средствами разработки необходимо, чтобы Ваша система архива и документооборота не просто позволяла сопоставлять одной учетной записи несколько файлов сложной модели (что тоже является обязательным в приводимом примере), а еще и имела механизм экспорта-импорта структуры изделия (модели). Только в этом случае введение подобных документов в электронный архив не будет долгим и неудобным. При наличии прямых интерфейсов с подобными системами моделирования вся структура модели переносится в архив автоматически с учетом связей, существующих между файлами. В этом месте изложения материала стоит предостеречь от заявлений некоторых фирм, никогда не работавших на рынке САПР, о том, что "система обычного административного архива и документооборота способна работать с любым типом файлов". Следует сразу игнорировать заявления такого рода, поскольку, как правило, они звучат из уст людей, не имеющих представления о САПР и системах моделирования. Для работы с такого рода средствами разработки Ваша система архива и документооборота перед тем, как записать все файлы, например, сложной трехмерной модели, должна проанализировать внутренние связи между ними и переписать их для файлов, размещаемых в электронном архиве. В случае же, если Вы работаете лишь в офисных приложениях и средствах разработки, создающих "однофайловые" документы, задача несколько упрощается, и стоимость законченного решения снижается.Расстановка приоритетов, планирование деятельности.Давайте теперь расставим приоритеты в создании тех или иных подсистем. Конечно, кроме Вас этого никто не сделает. Стоит лишь сказать, что необходимо учитывать все, что изложено в предыдущих пунктах.Непосредственная реализация той или иной подсистемыНиже приведено подробное описание создания каждой подсистемы решения. Отметим два основных момента:Последовательность реализации может быть изменена в зависимости от расставленных Вами приоритетов и не совпадать с последовательностью и

СОДЕРЖАНИЕВступлениеОписание проблемы архивного хранения информацииИстория развития решенияОсновная частьЧто же такое "Электронный архив предприятия"?Различные взгляды на состав решенияС чего начать?Заключение

Опубликовано в журнале JetInfo

Алексей Рындин (Главный инженер проектов),

Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия

Море(!) аналитической информации!